Politique de confidentialité sur les renseignements personnels
Politique de confidentialité sur les renseignements personnels
de Phaneuf & Associés
La présente politique s’inscrit dans le cadre de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (P-39.1), et plus particulièrement, elle donne suite à la mise en vigueur de la Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels (C-25), visant à répondre aux préoccupations et enjeux entourant la confidentialité des données personnelles, de leur collecte à leur destruction, détenue par les entreprises du secteur privé.
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Cette politique se veut notre engagement à l’égard de vos renseignements personnels, et un document d’information sur la façon dont Phaneuf & Associés, société par actions (ci-après désigné par Phaneuf) gère les renseignements personnels qu’elle détient, les vôtres comme ceux de ses employés.
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Respect et confidentialité de votre vie privée
Phaneuf & Associés a à cœur le respect et la confidentialité de votre vie privée, et tous les membres du cabinet s’assurent de protéger vos renseignements personnels et s’engagent à se conformer aux lois applicables en matière de protection des données. Ceux-ci signent d’ailleurs, dès l’embauche, un engagement à la confidentialité des renseignements personnels dont ils pourraient avoir connaissance dans l’exercice de leur fonction.
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Notre politique sur la protection des renseignements personnels (la « Politique ») a pour but de vous exposer les pratiques concernant la collecte personnelle, l’utilisation, la divulgation, la rétention et la destruction des renseignements personnels, lorsque vous retenez nos services professionnels ou utilisez notre site Internet, et quels sont vos droits à cet égard.
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La présente Politique ne vise pas à assurer la protection des renseignements personnels fournis à une tierce personne par l’entremise des hyperliens provenant du site Internet de Phaneuf, lesquels sont des sites indépendants. Phaneuf n’assume pas la responsabilité à l’égard de tels sites et nous vous invitons à consulter leurs propres politiques avant de soumettre vos renseignements personnels, le cas échéant.
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1. L’IDENTIFICATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS COLLECTÉS ET DE QUELLE FAÇON ILS SONT RECUEILLIS [1]
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[1] Aux fins de la présente politique, la notion de renseignements personnels est définie par la Loi sur les renseignements personnels dans le secteur privé (Chapitre P-39.1)
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Phaneuf recueille les renseignements personnels qui sont nécessaires et obligatoires à l’exercice de son mandat professionnel (comme à l’ouverture d’un dossier client, ou dans le cas de détention de pièces comportant des renseignements personnels par exemple), dans le cadre de ses opérations et de la gestion de ses affaires, ou dans le cadre du processus d’embauche, tels :
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1.1 Vos coordonnées personnelles, telles que votre nom, adresse, adresse courriel et numéro de téléphone;
1.2 Copie de vos cartes d’identité (passeport, permis de conduire, carte d’assurance-maladie, certificat de naissance, certificat de citoyenneté, etc.);
1.3 Des renseignements sur autrui recueillis dans le cadre de notre prestation de services, notamment sur d’autres parties impliquées, pour l’exécution d’une transaction ou contrat, une poursuite judiciaire, témoins, ou autres personnes reliées;
1.4 Des renseignements que vous fournissez dans le cadre de notre prestation de services, incluant des renseignements personnels sensibles qui pourraient nous être communiqués, tels que votre origine raciale ou ethnique, votre état de santé ou votre orientation sexuelle;
1.5 Votre adresse de facturation ou vos informations bancaires;
1.6 Des renseignements relatifs au recrutement, tels que votre curriculum vitae;
1.7 Des renseignements reliés à vous ou votre entreprise qui nous offrez ou fournissez des services;
1.8 Des renseignements que vous nous communiquez par téléphone, courriel ou autres moyens électroniques, ou par écrit ou tout autre renseignement transmis dans le cadre de conversations ou rencontres tenues avec nos professionnels;
1.9 Des renseignements obtenus lors de formations ou autres événements;
1.10 Lorsque vous naviguez sur notre site Internet ou complétez des formulaires ou demandes en ligne;
1.11 Il est aussi parfois possible que les renseignements soient recueillis auprès de sources extérieures telles des institutions financières, promoteurs et/ou agents immobiliers lors d’opération immobilière, compagnies d’assurance, organismes ou registres gouvernementaux, comptables et autres conseillers professionnels, témoins dans le cadre de litige et autres parties impliquées dans les mandats qui nous sont confiés. Il est possible également que des renseignements personnels soient fournis à des sources extérieures dans le cadre des services que nous rendons. Un consentement vous sera demandé au préalable. /
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2. CONSENTEMENT À LA COLLECTE DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Phaneuf utilise et divulgue des renseignements personnels lorsque vous y donnez votre consentement ou interagissez avec nous pour solliciter des services juridiques, compléter un formulaire sur notre site Internet ou répondez à une offre d’emploi, sauf dans les cas où la loi ne l’exige pas.
En communiquant avec Phaneuf, en naviguant sur notre site Internet ou en nous fournissant vos renseignements personnels, vous consentez à la collecte, l’utilisation, la communication et la conservation de vos renseignements personnels conformément à la présente Politique, et tel que requis ou autorisé par la loi.
Pour plus de clarté, vous consentez à l’utilisation de témoins (« cookies ») lors de votre navigation sur notre site Web, lesquels ne sont utilisés que pour améliorer le service personnalisé dont vous pouvez bénéficier. Pour obtenir des renseignements détaillés au sujet des témoins de connexion, veuillez consulter notre Politique relative aux témoins de connexion, en Annexe 2 du présent document, laquelle fait partie intégrante de la présente Politique.
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3. L’USAGE DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ET LEUR DIVULGATION
Phaneuf utilise et divulgue les renseignements personnels que pour les fins identifiées à la présente Politique, et seulement lorsqu’il a obtenu votre consentement pour ce faire, sauf dans les cas où la loi en exigerait la divulgation.
Aussi, Phaneuf ne divulgue aucun renseignement protégé par le secret professionnel, à moins que nous n’ayez renoncé à ce privilège, que nous ayons obtenu votre accord, ou que la loi en exigerait la divulgation.
Nous avons élaboré une formation à l’intention de notre personnel, expliquant quels renseignements doivent être gardés confidentiels, et ceux-ci s’engagent par écrit au respect de la confidentialité.
De façon générale, vos renseignements personnels sont utilisés aux fins suivantes :
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3.1 Procéder aux recherches de conflits d’intérêts afin de déterminer si Phaneuf peut vous représenter;
3.2 Fournir des services juridiques et autres services connexes, incluant le dépôt de procédures judiciaires comportant des renseignements personnels;
3.3 Créer, maintenir et améliorer nos relations d’affaires avec vous;
3.4 Veiller au respect de nos obligations juridiques, déontologiques et réglementaires;
3.5 Veiller à la bonne conduite de nos affaires, incluant la facturation, l’administration des comptes clients et la gestion de nos dossiers;
3.6 Recruter du personnel;
3.7 Toute autre fin autorisée par la loi ou à laquelle vous consentez.
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Au sein de Phaneuf, vos renseignements personnels sont uniquement accessibles aux membres de notre cabinet (employés et avocats).
Phaneuf fait appel à des tiers fournisseurs de services mandatés pour gérer certains aspects de ses activités commerciales, notamment les fournisseurs de services technologiques et informatiques, d’hébergement infonuagique, une compagnie offrant un logiciel permettant la gestion des dossiers et des clients, ou un logiciel permettant notamment de calculer une pension alimentaire, nos huissiers, une compagnie d’entretien ménager, compagnie de déchiquetage etc. Ces personnes sont susceptibles d’avoir accès à des renseignements personnels protégées.
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Ces tiers mandatés sont tenus aux mêmes obligations de confidentialité afin de protéger adéquatement vos renseignements personnels conformément à la présente Politique.
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Les renseignements personnels recueillis par Phaneuf sont hébergés dans un environnement sécurisé, conforme aux normes fixées par le Barreau du Québec, auxquelles Phaneuf est assujettie. Nos données sont hébergées au Canada.
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4. LA RÉTENTION DES INFORMATIONS ET STOCKAGE DE VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Nous conservons vos renseignements personnels seulement pour la durée nécessaire aux fins prévues dans la présente Politique et pour nous conformer à nos obligations juridiques, déontologiques et réglementaires. Après ce délai, vos renseignements personnels seront détruits de façon sécuritaire ou anonymisés.
5. VOS DROITS
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Vous disposez notamment des droits suivants :
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5.1 Le droit à la protection de la confidentialité de vos renseignements personnels;
5.2 Le droit d’accéder à vos renseignements personnels, à leur exactitude, et de demander une rectification de ces renseignements;
5.3 Le cas échéant, le droit de retirer votre consentement à la communication ou à l’utilisation de vos renseignements personnels;
5.4 Le cas échéant, votre demande d’accès à vos renseignements personnels doit être faite par écrite et transmise à Me Sabine Phaneuf à l’adresse courriel suivante : prp@monavocate.com. Il est possible que l’on vous demande de nous transmettre des renseignements préalables nous permettant de vous identifier avant de fournir les renseignements demandés. La demande sera habituellement traitée dans les trente (30) jours suivant sa réception, à moins d’un avis écrit de notre part précisant qu’un délai additionnel soit nécessaire.
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6. RÉVISION DE LA POLITIQUE
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Nous entendons mettre à jour, de façon périodique, la présente Politique. Chaque version mentionne la date de mise à jour.
7. NOUS CONTACTER POUR EN SAVOIR PLUS SUR NOTRE POLITIQUE DE PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Pour toute question relative à la présente politique, pour demander une rectification, ou toute autre demande en vertu de ladite politique, veuillez communiquer avec la personne responsable de la protection des renseignements personnels :
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Me Sabine Phaneuf, présidente de Phaneuf & Associés
et présidente du Comité de protection des renseignements personnels
courriel : prp@monavocate.com
2894, boul. du Curé-Labelle, bureau 201
Prévost (Québec) J0R 1T0
À jour au 21 février 2024
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